Privacy Statement

Privacy Verklaring Smartops | People Analytics

 

Wij zijn ons ervan bewust dat je vertrouwen stelt in ons. Wij zien het dan ook als onze verantwoordelijkheid om jouw privacy te beschermen. Bij Smartops vinden wij transparantie en vertrouwen belangrijk en daarom laten we je in deze Privacy Verklaring weten welke gegevens we verzamelen en vastleggen als je onze Applicatie gebruikt en waarom. Ook verduidelijken we wie de bewerker is van de gegevens en aan wie ze worden openbaard. Deze Privacy Verklaring is van toepassing op de Applicatie en overige Diensten van Smartops en is hiermee een aanvulling op de Algemene Voorwaarden die betrekking hebben op de aangegane Overeenkomst.

 

Smartops respecteert je privacy. Wij erkennen je behoefte aan een goede controle over de persoonlijke gegevens en behandelen je gegevens altijd vertrouwelijk. Dit doen we onder meer door ons strikt te houden aan de wettelijke voorschriften met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens. Daarnaast vinden wij het belangrijk om je op de hoogte te stellen van de wijze waarop wij je gegevens verwerken en bewerken.

 

In deze Privacy Verklaring worden de onderstaande termen in de volgende betekenis gebruikt.

 

Analyses:          de door Smartops beschikbaar gestelde en of in opdracht van Opdrachtgever uitgevoerde statistische berekeningen, data modellen, algoritmes en verdere bewerking van de Data die in de Applicatie plaats vindt of daarbuiten;

 

Admin:             de Opdrachtgever of door Opdrachtgever aangestelde en door Smartops getrainde medewerker(s) van de Opdrachtgever die op grond van de Overeenkomst gerechtigd is/zijn om gebruik te maken van de Applicatie, waaronder de Rapporten, Analyses en alle overige in de Applicatie aanwezige informatie in te zien en te verwerken;

 

Applicatie:        de door Smartops ontwikkelde en online toegankelijke Applicatie en data modellen, waartoe Gebruiker(s), Manager(s) en Admin(s) door middel van hun Inloggegevens toegang kunnen verkrijgen ook wel Software as a Service (SaaS) genoemd;

 

Bewerker:         degene (niet zijnde een werknemer van de Verantwoordelijke) die ten behoeve van de Verantwoordelijke, Persoonsgegevens verwerkt zonder aan zijn rechtstreeks gezag onderworpen te zijn;

 

Data:                alle door opdrachtgever beschikbaar gestelde al dan niet gegenereerde informatie en overige Persoonsgegevens die Gebruiker(s), Manager(s) en Admin(s) invoeren en die in de Applicatie of als Dienst door Smartops wordt bewerkt, waar onder begrepen – doch niet beperkt tot – antwoorden op psychometrische assessments, losse vragenlijsten, Big Data, loopbaan en ontwikkelingsdata, met als doelstelling het genereren van Rapporten en Analyses;

 

Gebruiker:         een geselecteerde werknemer in dienst van Opdrachtgever, sollicitant of een deelnemer die in het bezit is van Inloggegevens en derhalve (beperkt) gebruik kan maken van de Applicatie, gegevens kan invoeren en bepaalde informatie kan inzien;

 

Opdrachtgever: de wederpartij van Smartops die een Overeenkomst met Smartops is aangegaan en derhalve gebruik kan (laten) maken van de Applicatie en overige Diensten;

 

Overeenkomst: de overeenkomst tussen Smartops en de Opdrachtgever op grond waarvan de Opdrachtgever gebruik kan maken van de Applicatie en/of overige Diensten en waarop de Algemene Voorwaarden van toepassing zijn;

 

Persoonsgegevens: gegevens die herleidbaar zijn tot een specifiek levende natuurlijke persoon;

 

Verantwoordelijke: een persoon of entiteit die de doeleinde en de middelen voor de verwerking van Persoonsgegevens vaststelt. Onder “verwerken” is te verstaan elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, zoals verzamelen, gebruik, wijzigen, bewaren en vernietigen. In veel gevallen is dit de Admin of de Opdrachtgever.

 

 

Privacy

 

  1. gebruik van persoonsgegevens door Smartops

 

1.1.      Om gebruik te maken van de diensten van Smartops dien je te beschikken over een account. Dit account wordt door de Admin of Gebruiker zelf aangemaakt en is alleen voor jou toegankelijk.

1.2.      Binnen de applicatie worden aan de hand van vragenlijsten Persoonsgegevens verzameld. Het gebruik van deze Persoonsgegevens en de inzichtelijkheid hiervan is door de Gebruiker te bepalen in de privacy settings binnen de Applicatie.

1.3.      De Data die betrekking heeft op de organisatie en die de feedback van een Gebruiker op de organisatie weergeven zullen te allen tijde dus danig geanonimiseerd zijn dat herleiding naar de persoon niet mogelijk is.

1.3.      We verzamelen en/of gebruiken geen Data voor andere doeleinden dan de doeleinden die zijn gecommuniceerd en/of die in deze Privacy Verklaring worden uiteengezet, tenzij we van tevoren de toestemming van de Gebruiker expliciet hebben verkregen.

1.4.      Smartops maakt gebruik van verschillende geanonimiseerde Data om onderzoek te doen naar de (psychometrische) kwaliteit van haar instrumenten en methodieken om bijvoorbeeld normeringen aan te kunnen passen. Herleiding naar persoonsgegevens sluiten we hiermee uit.

 

  1. Gegevensbewerking

 

2.1.      De verwerking en Analyse van de Data wordt door de Verantwoordelijke cq de Bewerker uitgevoerd. De verwerking en Analyse van de Data zal enkel en alleen voor het gecommuniceerde doeleinde gebruikt worden.

2.2.      De zichtbaarheid en de toegankelijkheid tot deze Data is door Gebruiker zelf in te stellen in de privacy settings binnen de Applicatie.

2.3.      In geval dat er een intentie is om de Data te gebruiken voor andere Analyse doeleinde, zal de des betreffende doelstelling duidelijk door de Verantwoordelijke en/of Admin met de Gebruiker gecommuniceerd moeten worden waarop deze expliciet toestemming dient te geven.

 

 

  1. Gebruik door derden

 

3.1.      Smartops zal in geen geval zonder je expliciete toestemming en zonder je

daarvan vooraf op de hoogte te stellen, de via Smartops verkregen

gegevens van de Gebruiker aan derden ter beschikking stellen. Er zijn derde partijen aangesloten bij Smartops die jou de mogelijkheid bieden om jouw Data te gebruiken ten behoeve van je eigen ontwikkeling of als vereenvoudiging van de dienstverlening. Hiervoor dien jij expliciet toestemming te geven tenzij dit in de doelstelling van het traject expliciet wordt vermeld.

3.2.      Als je vanuit Smartops gebruik maakt van een dienst of product van een derde partij ,gekoppeld aan Smartops, is het privacy beleid van de desbetreffende derde partij van toepassing. Smartops bereikt in samenspraak met derde partijen overeenstemming over de privacy en het gebruik van de door Gebruiker beschikbaar gestelde gegevens. Desalniettemin raden wij aan om altijd de privacyverklaring en/of algemene voorwaarden van de website of applicatie die je bezoekt goed te bestuderen.

 

  1. Spam & Communicatie

 

4.1.      Smartops zal je in geen geval lastig vallen met spam. Wel kan Smartops je

gegevens gebruiken om je te informeren over noodzakelijke veranderingen of updates.

4.2.      De communicatie en uitnodigingen worden naar het bij ons bekende e-mailadres gestuurd. Indien er een wijziging plaatsvind of het voorkeurs e-mailadres gewijzigd dient te worden kan je contact met ons opnemen via ons support desk of via het sturen van een e-mail. Voor contactgegevens zie www.smartops.nl.

 

  1. Wijzigen of verwijderen van gegevens

Als Gebruiker zijn je gegevens te allen tijde inzichtelijk binnen de Applicatie en zo nodig te wijzigen of te verwijderen. In de applicatie is dit zelf te regeling binnen de privacy settings. Voor verdere vragen met betrekking tot het wijzigen van of verwijderen van je gegevens kan je contact met ons opnemen via ons support kanaal of door een e-mail te sturen. Voor het definitief verwijderen van je gegevens dien je een verzoek in te dienen. Voor contactgegevens zie www.smartops.nl.

  1. Beveiliging

Smartops heeft alle passende technische en organisatorische (beveiligings)maatregelen genomen en

ten uitvoer gelegd die verplicht zijn met betrekking tot de verwerking van je persoonsgegevens.

 

6.1.      Beveiligde opslag faciliteiten die voldoen aan de recente beveiligingsvereiste.

6.2.      Encryptie van de internet verbinding aan de gedurende de overdracht van informatie tussen het systeem van de Gebruiker en/of Admin en de Smartops Applicatie. Smartops gebruikt hiervoor Secure Socket Layer Encryptie.

6.3       Smartops gebruikt B Crypt methodieken om de beveiliging en bescherming van de Persoonsgegevens te waarborgen en de Koppeling met overige data te anonimiseren.

 

  1. Overig

Het kan voorkomen dat het in dit Privacy Verklaring opgenomen privacy beleid in de toekomst wordt

uitgebreid of gewijzigd. Smartops heeft te allen tijde het recht om dat te doen. Smartops stelt je op

de hoogte van wijzigingen. Wijzigingen zullen we rechtstreeks met je communiceren en zullen in het

Applicatie of op onze website ook te vinden zijn. Indien je vragen of opmerkingen hebt, kun je

contact met ons opnemen. Voor contactgegevens zie www.smartops.nl.